販売管理システムの導入について

販売管理システムとはモノとカネの流れを適切にコントロールするにあたり、非常に便利なツールです。ここでは販売管理システムでできること、メリットを含めて紹介いたします。

販売管理システムとは

現在情報をデジタルで管理していることが多く、紙での帳簿ではなく、電子での管理は増えています。

それを利用すればどこまでも便利にできるでは？と思うかもしれませんが、ソフトによってファイル形式が異なる、部署によって使用しているツールが違うなど、ささいな不便はまだまだ残っています。

そしてその不便は思っている以上に人為的なミスを引き起こしてしまいます。

こうしたデータをまた入力し直したりする必要が出てきてしまい、その結果入力ミスや漏れが発生してしまい、そこからミスがつながります。

特にスケールの大きい企業ほど、取引数が多いので、そのミスは起こりやすくなります。

ミスが起こればそのままクレームやトラブルの発生につながるもの、できるだけ防ぎたいところですが、人為的なミスはそう簡単に無くせません。

ではどうするかというと、システムでその再入力の手間を無くしてしまうのが最適な方法とされています。

そのために利用されているのが販売管理システム、これは情報を一元管理できるもので、共有が正確かつリアルタイム、そして再入力の手間を必要としないため、人為的なミスを減らせます。

レジと連携ももちろん可能で、そしてその情報はリアルタイムで経営状況を見える化してくれます。

もちろん小売店用などにおすすめの汎用的なシステムだけではなく、各業種に特化したパッケージがあるので、自社に合わせた選択、導入ができます。

今まで在庫情報、発注情報、売上情報など、さまざまな情報がバラバラに管理されていた、そんなケースにこそおすすめなのが販売管理システムです。

販売に関する情報整理の効率が飛躍的にアップします。

販売管理システムのメリット

販売管理システムはそのメリットから幅広い業種に導入されています。

ここではそのメリットについて紹介いたします。

・業務の効率化

このシステムを導入することで業務の効率化が可能です。

アナログな手法を使っていない場合でも、非効率なデータ管理をしているケースはまだまだ多く、それゆえに手間と時間がかかってしまっている、そんな傾向があります。

デジタル故にできることは非常に多いもの、そのメリットを最大限に生かせるのが販売管理システムの仕組みです。

ヒューマンエラーを取り除く、それが可能ということで、業務効率のアップが見込めます。

入力作業を最低限にする、それができる販売管理システムはミスが少なくなる、というのも魅力的な部分です。

・販売データを一元管理できる

各管理を独立したシステムでしてしまうと、どうしてもミスが発生します。

管理方法が統一されていないという状態は情報がバラバラになりがち、それが結果的に非効率な状態になりがちなのです。

システムを活用すると、販売データが一元管理できて、属人化を防止しつつ、共有データを常にリアルタイムで反映しやすくなります。

業務品質の均一化も可能で、これは企業にとって大きなメリットになります。

・データの有効活用が簡単に

さまざまなデータをまとめて管理し、そして必要なときに取り出せると、マネジメントの際に有用な資料になります。

売れ行きのリアルタイムでの確認、季節によっての売れ筋商品、在庫が余っている商品などを常に見ていけますので、無駄のない経営指示ができると期待されています。

貴重な販売データも、引き出すのが大変な場合、無駄にしてしまうことがあります。

しかし販売管理システムを有効活用すれば、必要なときに、すぐにそれらのデータを引き出せるのです。

算出に時間がかかることなく、リアルタイムで確認でき、とても便利です。

複数ある種類

販売管理システムには以下の種類があります。

それらの特徴についてここでは紹介いたします。

・クラウド型

これはインターネット環境下であれば、どこでもいつでも利用できるというメリットがるタイプです。

月額料金で利用が可能、そしてシステムの運用・管理もする必要がありません。

ただし自由度は低く、カスタマイズできる項目が乏しいです。

そして、オフライン機器での利用は不可となっています。

・オンプレミス型

こちらは自社で用意したサーバーへとソフトウエアをインストールし、利用するものです。

大規模環境での利用に適しており、クラウド型も大規模環境に向いていますが、こちらはカスタマイズ性にも優れています。

ただし導入コストは高額になりがち、ハードルも高いので初期段階でつまずいてしまう場合があります。

・パッケージ型

こちらはメーカーが販売しているソフトウエアを購入し、パソコンにインスト－ルするものです。

特に面倒な設定は必要なく、安心して導入できます。

ただし、機能拡張などの面が乏しいのがデメリット、運用後にまた新しいものを購入する、ということになる場合があります。

・サブスクリプション型

これは個人で利用しているサービスでもよくある、定額料金の支払いで一定期間システムを使用できるものです。

短い期間だけの導入にも適しており、必要な期間だけの導入が実現できます。

ただし利用してもしなくても期間内は料金が発生する、そして解約してしまうとサービスは一切利用できなくなります。

・ERP

これはEnterprise Resource Planningを略した用語で、企業資源計画を指しています。

これは販売・調達・会計・人事・生産の期間業務の統合を可能にしているシステムです。

こうした種類があり、そしてこの中から利用実績の多いソフトなどが出回り、それが活用されています。

販売管理システムの導入を考える際は、まずここから選んでいき、そして細かい種類を選んでいくのがおすすめです。

選び方について

選び方について

販売管理システムは多数用意されており、選び方が重要です。

まずは自社にあったものを選択すること、必ずこれがいい、という販売管理システムは存在せず、自社にあったものを選択してようやくその真価は発揮されます。

課題・予算・業種はどの企業によって異なるので、マッチしたものを選ぶのがおすすめです。

もし複数の条件がある場合は、優先順位を決めて譲れない部分、妥協できる部分を明らかにしていくと選びやすくなります。

次に、サポート体制です。

充実度の高いサポート体制を確認し、導入後にいかに浸透させられるか、そして業務に活用できるかを考えます。

その際に必要なのがサポートで、これが手厚いほどに導入時に発生するトラブルを解決、中にはヘルプの枠を超えたサポートをしてくれる場合もあります。

一般的に電話、チャット、メールでの対応ですが、システムはもちろんのことサポートを求めた際どういった対応をしてくれるか、そこも確認しておくのがおすすめです。

最後に、汎用型か業種特化型かという点も選ぶ際に重要なポイントです。

業界によって取り扱う情報が異なるので、その点も管理できるか、など、自社のニーズにマッチしたものを選ぶと、最大限にその販売管理システムのよさを発揮できます。

一概にこれ、というのは言えませんが、あらゆるニーズに対応した製品が提供されています。

その業種によって管理すべき情報は異なりますので、導入の際は問い合わせ窓口にてぜひ詳しい情報を聞いてみるのがおすすめです。

導入によって業務が格段に効率的になります。